質問の仕方が下手な人 ― 2019年12月27日 17:00
・質問の仕方が下手な人
何のために何を知りたいのかサッパリわからない。
逆に、何のために(目的)を聞いてもまともに答えられない。
目的を意識して仕事をやっていないとしか思えない。
自分で考えるべきことを聞いてくる。
考えることを放棄している。考えないことが癖になっているのだろう。
このような人は自分の仕事にも当事者意識がなくて人任せ。
このような人は往々にして相手に対して配慮が足りない。と言うより全く気にしていない。
相手の時間を奪っていることに気が付いていないのだろう。
一緒に仕事をすることは絶対に避けたい。
近づきたくない。。。
・こんな人なら一緒に仕事したい
相手の都合に配慮する人。
少しだけお時間をいただけますか。の一言で相手も話を聞く準備が出来て印象も良くなる。
次ことをしっかり意識して質問をする人なら応援したくなる。
(1)自分の仕事の目的をしっかり理解する
(2)疑問を持つ
(3)その疑問を解決しようとする
この過程をしっかりやることが”考える”ということ。
解決策は複数あることが普通であるが、考えることで制約条件も明確になり、複数解もかなり絞り込まれる。絞り込まれた複数解から目的に合った最適解を 選択すればよい。
考えることができていれば必然的に上質な質問もできるようになり、相手をイラつかせることもなくなると思う。
ここまでやれば誰からも当事者意識があると認めてもらえる。
時間なんて惜しまないで協力したいと思える。
・まとめ
質問が下手な人の特徴
①目的を意識していない
②自分の頭で考えることを放棄している
③相手の都合を気にしない
④その結果、当事者意識が低いと評価される
こんな人になってもらいたい
①解決すべき問題(課題)の目的を理解する
②当たり前のことでも疑問を持って、”なぜそうなのか”考える
③相手の都合を気にしながら質問して、回答をもらったら感謝する気持ちを伝える
今回はマインド的な部分をピックアップしたが、具体的な事例や関連しているコミュニケーションスキルなどを別の機会に取り上げてさらに深堀していきたいと思います。
三流の人 ― 2019年12月28日 14:30
・三流の人
言い訳ばかりしている人っているよね。
別に指摘や責めているわけじゃないのに言い訳してくる人。
”もっと良くしようよ!”って考えて情報を与えても
言い訳して挙句の果ては攻撃的に返してくる人。
そんなんじゃ、他者からのフィードバックはなくなるよね。
だから、いつまでも成長できない。二流にもなれない。
一緒に仕事は絶対にやりたくない。
・こんな人なら一緒に仕事したい
何か問題が発生したら、何をどのようにすれば良いかを考える人。
できない理由なんて考える必要はない。
問題を解決するには、何をどのようにすれば良いかを考えればいいだけ。
何をどのようにすれば良いか分からない(考えられない)時は、目的を理解していない、意識していないからだと思う。
アドバイス(指摘)を受けたら"ありがとうございます"の一言を返す人。
いじめとかは別にして、普通は他者の間違いを心地よく指摘する人はいない。
相手のためと思って、言い難いこともあえて指摘してくれているわけである。
感謝の一言で次も喜んで助けて(教えて)くれる。
一流は、相手を否定しない。考え方は人それぞれだから。答えは一つだけではない。
相手の話しを聞いて相手の考え方を理解する。
一流に近づくためには、素直に話しを聞く姿勢が大切。
そして、自分を変える勇気を持つこと。
これがなかなか難しい、でも他者の考えを変えるのは無理かもしれないけど、自分の考え方は変えられると思う。
・まとめ
三流の人
①自己防衛のために言い訳ばかりしている
②向上心がない、自分を変えようとしない
③目的を意識、理解していない
こんな人になってほしい
①アドバイスを受けたら相手に感謝する
②受けたアドバイスについて”なぜそうなのか”考える
③相手の言ってることの意図(本質)・考え方を理解する
④自分を変える勇気を持つ
誰のためでもない、自分のために変わってほしい。
ルーチンワークな人 ― 2019年12月29日 13:45
・ルーチンワークな人の仕事
仕事をルーチンワーク化して効率的に行うようにすることは重要ですが、
そのルーチンワークを仕事だと思っている人はとても残念です。
すべて経験だけに頼っている。決められた形式内でものごと判断するので考える必要がない。
そこそこのスピードで作業をこなせるので、”できる人”のように見えるから周りの人からも指摘を受けることがないので成長する機会もないから余計にたちが悪い。
仕事をやっているように見えても何年たってもやっていることは同じ。
何か不具合が発生したとき、原因を見極めて(真因を突き止めて)対策を行い、水平展開を行うが、このような人は、①原因の見極めができない、②水平展開ができないから対策は表面的なもので終わり水平展開も正しくできない。
過去の事例などの”ものマネ”で対策したつもりになっている。
”マネる”こと自体は悪いことではないが意味を理解したうえで自分が抱えている課題に有効かどうか確認して不足があればさらに工夫を加えることをしないといけない。
水平展開では、原因を追究していく過程で問題を抽象化して一般解を導くようにしたい。
原因の追究で掘り下げが浅いと抽象化できず本当の意味で水平展開ができない。
例えば、”作業で使用しているピンセットが乱雑に放置されていて汚れている”ことを指摘された場合
①ピンセットの置き場所を決める
②先端の形状や汚れを1回/日の頻度で確認する
③他の場所でピンセットを使用している作業についても同様な対策を行う
みたいにやってしまって対策になっていないことが起こる。
・ルーチンワークは作業、本当にやるべき仕事はルーチンワーク化して作業効率を上げること
まずは、”問題は何か”を整理して理解することが必要。
①”乱雑に放置されている”については、作業効率が悪くなる
②”汚れている”については、ピンセットの汚れが製品に付着する
乱雑に置かれているように見えても実際はその方が作業効率が良いのかもしれない。
下手に置き場所を固定するとかえって作業がやりにくくなるかもしれないが作業効率が悪くなるを問題にすれば、ピンセットを他の用具に変更するとかピンセットを使用しない作業方法にするとかの改善も考えられる。
ルーチンワークで処理する人は、”乱雑に放置されているから汚れる”と考えるから作業効率に関してはお構いなしで置き場所を決めてやればすべて解決すると思うのかもしれない。
そもそもなぜピンセットが汚れるのかを考えないといけない。汚れるメカニズムを確認するということ。
作業周辺が汚いのか、汚れた製品が流れてきてピンセットが汚れるのかなど原因はいろいろ考えられる。
根本的なところから確認して対策しないと意味がない。
仮に作業周辺が汚いとしたら、水平展開はピンセットを使用している、使用していないに関係なく対策を展開する必要が出てくる。
原因を深堀りして一般解を導き水平展開をすれば似たような問題はその時に対策できてしまう。
それをやらないから次から次に問題が繰り返されるということに気が付いてほしい。
・まとめ
ルーチンワークな人の仕事
ルーチンワークが仕事だと思っているけど、それって作業だよ。
それだけやっているのであればアルバイトでもいいよね。
ルーチンワークを何年やっても成長しないよ。
本当の仕事は
ルーチンワーク化されていない作業をルーチンワーク化すること。
ルーチンワークの中に潜むムダや不具合を問題にして課題に落とし込むこと。
課題の対策は、一般解に昇華させて水平展開を行う。
このようにすれば100倍速で作業の改善が進んでモグラたたきゲームから解放される。
計画を提示しない人 ― 2019年12月30日 09:00
・計画を提示しない人
仕事は一人だけで完結することは稀です。
他者と協働することで成り立っているのに計画や予定を提示しない人がいます。
その人のアウトプットを待っている時は、こちらの予定が立てられないからすごく困る。
相手の時間を奪っていることに気が付ていないのだろう。
そもそも、なぜ計画を提示しないのだろう?
もしかしたら計画を立てられないのかもしれない。
このような人は指示待ちの人が多いのも納得できる。
仕事の全体像を把握しないで、①目的の理解は曖昧、②ゴール(アウトプット)も曖昧
だから、いつ迄に何をやらなければいけないかがわかっていない。
新入社員やアウトソースの人ならともかく、中堅社員と言われている人がこれでは…。
人手不足の世の中で複数の仕事を抱えているのは当たり前なのに、こんな人と一緒に仕事をやっていると優先順位が決められず他の仕事にも影響が出てくる。
このような人に出くわしたら、その仕事は最低の優先度でやるしかない。
でも、その仕事の優先度が高い場合は、その人抜きで進めるしかない。
幸いなことに、その人抜きでもほとんどの場合は支障なく進めることができる。
細かい指示や状況確認をしないで済むのでかえって効率が上がったりする。
このような人は会社という組織の中にいつまでいられるのだろう?
・こんな感じで仕事に取り組んでほしい
①その仕事の目的と全体像を把握・理解する
②その仕事のゴール(アウトプット)を明確にする
③ゴールまでのアウトラインを作る
④アウトラインの中で自分がやるべきことをピックアップして具体化する
⑤以上のことを計画としてまとめる
⑥作成した計画は関係者と共有して内容や日程を確認しあいながら進める
⑦内容や日程の変更が生じたら都度修正する
リスケしないでダラダラ進めるのは計画がないのと同じで最悪。
①と②は仕事の基本だけど、③と④はやっている(できている)人は以外に少ない。
ゴールまでの道のりを考えて実行すると成功率が確実にあがるので是非やってみてほしい。
スタート時は大まかでOK、走りながら考えて修正しながら進めるのがコツ。
最初から厳密なことを考えるといつまでたってもスタートできないし、計画自体が途中で変わることだってあり得る。PDCAサイクルを回す感じで進めればOK。
⑥と⑦はITの発達でグループウェアなど便利なツールがあるので意識を変えるだけでコスト(手間)をかけなくても簡単にできると思う。
お互いの待ち時間などのムダが少なくなって劇的に効率がよくなる。
・まとめ
計画を提示しない人は、仲間の時間を奪っている。
当たりばったりの状態になるのでいつまでたっても成果が上がらない。
チーム全体にも影響がでてくるので、その人には声がかからなくなる。
今は大企業でもできない人を雇っていけるほどの余裕はない。
よほど世渡りが上手くなければ会社では生き残れないと思う。
こんな感じで仕事に取り組んでほしい
①その仕事の目的と全体像を把握・理解する
上位目的まで理解する意識があると指示待ちな人にならない。
②その仕事のゴール(アウトプット)を明確にする
③ゴールまでのアウトラインを作る
④アウトラインの中で自分がやるべきことをピックアップして具体化する
⑤以上のことを計画としてまとめる
⑥作成した計画は関係者と共有して内容や日程を確認しあいながら進める
⑦内容や日程の変更が生じたら都度修正する
リスケしないでダラダラ進めるのは計画がないのと同じで最悪。
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